Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) mukainen rekisteriseloste EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (General Data Protection Requlation)

Laptuote-säätiössä käsittelemme kaikkia asiakas- ja henkilötietoja henkilötietoalain velvoittamalla tavalla tietosuojaa huomioiden. (Henkilötietolaki (523/1999) 10§ 24§).

Syyskuussa 2021 säätiön kaikissa toiminnoissa on linjattu, tietoturvasäädöksiin, tiedon minimointiin ja asiakastietojen säilyttämiseen perustuen seuraavaa: Rekisteritietoa asiakkuuksiin liittyen säilytämme viiden vuoden ajan. Tietoturvaa tarkastellaan säännöllisesti kahden vuoden välein osana säätiön toimintoja ja tietosuojaselostetta päivitetään tarpeen mukaan.

Kaikki Laptuote-säätiön hallinnoima asiakastieto on säädetty salassa pidettäviksi. Tietoa ei saa luovuttaa sivullisille. Asiakastietoja voivat käyttää ainoastaan palvelun toteutukseen osallistuvat Laptuote-säätiön henkilökuntaan kuuluvat henkilöt työnkuvan edellyttämällä tavalla.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä

Nimi:

Laptuote-säätiö sr

Osoite:

Kivenkatu 2–4, 53600 LAPPEENRANTA

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköposti):

Puh. hallinto/vaihde 040 759 3946.
info@laptuote.fi
etunimi.sukunimi@laptuote.fi

Tietosuojavastaava ja yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava:
Toimitusjohtaja tai hänen sijaisensa

Toimitusjohtaja
Virpi Ulmanen
Laptuote-säätiö
Kivenkatu 2-4
53600 LAPPEENRANTA
puh. 050 574 9867
virpi.ulmanen@laptuote.fi

Tietosuojayhteyshenkilöt:

Laptuote-säätiön tuottamien palvelujen vastuuvalmentajat toimivat ko. palvelun tietosuojayhteyshenkilöinä rekisteriä koskevissa asioissa. WALMU-asiakashallintajärjestelmän osalta tietosuojayhteyshenkilönä toimii kehittämiskoordinaattori Milja Littow (Puh. 040 480 8009, milja.littow@laptuote.fi)

Laptuote-säätiön rekisterit

1. Laptuote-säätiön palveluita koskeva asiakasrekisteri
2. Laptuote-säätiön yksilö- ja ryhmävalmennuspalvelujen ja työvalmennuspalvelujen/työtoiminnan asiakasrekisteri Walmu
3. Tietosuojaseloste – Goodwill myymälöiden kameravalvonta
4. Internet sivustoja koskeva tietosuoja ja yksityisyys
5. Työsuhdetta ja taloushallintoa koskevat tiedot

1. Laptuote-säätiön palveluita koskeva asiakasrekisteri

Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakassuhteiden hallinta, ylläpito ja kehittäminen. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään asiakaspalveluun, tilausten vastaanottoon ja käsittelyyn, palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen asiakkaille, asiakkaiden suuntaan tapahtuvaan viestintään, palveluiden laskuttamiseen sekä maksujen keräämiseen ja perimiseen asiakkailta sekä näihin liittyvään kirjanpitoon, mahdollisten reklamaatioiden käsittelyyn, tilausten, toimitusten ja suoritusten arkistointiin.

Rekisterin pitämisen peruste

Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu sekä asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri voi sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja: henkilön nimi, sähköpostiosoite, matka- ja/tai muu puhelinnumero, henkilötunnus, kotiosoite, maksukortin tiedot, sopimukset, laskut, toimitukset, yhteysloki. Ei-yksityisasiakkaiden osalta rekisteriin tallennetaan organisaation nimi, yhteyshenkilön nimi, arvo/ ammatti/ asema, organisaation y-tunnus tai vastaava ja organisaation osoitetiedot.

Rekisterin tietolähteet

Tiedot kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja organisaation tietojen osalta mahdollisesti Patentti- ja rekisterihallituksen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä. Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.

Tietojen luovutus

Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisterissä olevia henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen tai Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Rekisterinpitäjä ei siirrä rekisterissä olevia henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, paitsi asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen tai Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on mahdollisuus nähdä ja tarkastaa itseään koskevat tiedot. Rekisteröity voi käyttää tietosuoja-asetuksen (2016/679, ”GDPR”) mukaista tarkastusoikeuttaan esittämällä pyyntö Laptuote-säätiölle omakätisesti allekirjoitetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisella käynnillä Laptutote-säätiön toimitiloissa. Henkilökohtaisen käynnin yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista tai täydentämistä ja oikeus vaatia tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa määritellyissä tilanteissa tietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus rajoittaa itseään koskevien tietojen käyttöä kohdistettuun markkinointiviestintään.

Tiedot poistetaan ja rekisteröity voi vaatia itseään koskevien tietojen poistamista asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kaikkien asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Tiedot voidaan merkitä arkistoiduksi/ei-aktiiviseksi jo tätä ennen. Pidempiaikainen arkistointi edellyttää henkilötietojen anonymisointia tai pseudonymisointia. Rekisteri tarkastetaan säännöllisesti vanhentuneiden tietojen varalta.

Rekisterin suojaus

Henkilökunta toimii työssään tietosuojaa huomioiden ja asiakastietoja käsittelee vain salassapitosopimuksen piirissä oleva henkilökunta. Asiaton pääsy tietoihin ja tietoja sisältäville laitteille ja aineistoihin on estetty erilaisin teknisin ja hallinnollisin keinoin.

2. Laptuote-säätiön yksilö- ja ryhmävalmennuspalvelujen ja työvalmennuspalvelujen/työtoiminnan asiakasrekisteri Walmu

Laptuote-säätiö käyttää palveluissaan sähköistä Walmu asiakastietojärjestelmää. Asiakastietojärjestelmä mahdollistaa asiakastietojen tallentamisen tietoturvallisesti, joita tarvitaan asiakkaan ollessa säätiön toimenpiteissä/palveluissa. Asiakkaan kirjallisella suostumuksella järjestelmään voidaan tallentaa asiakkaasta työllistymiseen, kuntoutukseen, arjen tukemiseen, ohjaamiseen sekä havainnointini liittyvää yksilöllistä tietoa. Tietoa kerätään ja kirjataan asiakkuudessa olevien henkilöiden asiakassuhteiden hoidon vuoksi ja viranomaisten kanssa yhteistyössä laadittujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Säätiön palveluita hankkivat asiakkailleen kunnat, TE-hallinto, Aluehallintovirasto, Kela, hyvinvointialue, rikosseuraamuslaitos, oppilaitokset ja muut yksityiset sosiaalipalvelujen tuottajat ja vakuutusyhtiöt. Asiakkaalla on oikeus nähdä häntä koskevat asiakaskirjaukset ja pyytää korjauksia, sekä tietojen poistoa.

Asiakastietoja luovutetaan palvelun ostajille (mm. Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri Eksote, Kaakkois-Suomen työ- ja elinkeinotoimisto, Etelä-Karjalan työvoiman palvelukeskus (TYP) ja Kela palvelulaskutuksen ja tilastoinnin vuoksi, asiakkaan palvelussa läsnä – ja poissaolojen ilmoittamisen vuoksi sekä asiakaskohtaisten palvelun tavoitteiden seurantaan, arviointiin ja todentamiseen liittyen. Työpajatoimijana luovutamme pseudonymisoitua PAR-tilastotietoa myös Aluehallintovirastolle, työpajatoimintojen vuosittaista tilastoseurantaa varten.

Asiakastietojärjestelmää käyttää salassapitosopimuksen piirissä oleva henkilökunta. Järjestelmän käyttöoikeusrajauksella vain käyttöoikeuden omaavalla henkilökunnalla on pääsy asiakkaan tietoihin. Käyttöoikeus Laptuote-säätiön manuaaliseen rekisteriaineistoon syntyy henkilön solmiessa Laptuote-säätiön yksilö- ja ryhmävalmennuspalveluihin, työvalmennuspalveluihin/työtoimintaan tai tukipalveluihin/hallintoon liittyvän työsuhteen. Em. käyttöoikeudet poikkeavat toisistaan työnkuvan edellyttämällä tavalla. Rekisterin käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Tietoturvataso täyttää yksityisen sosiaalihuollon tietojärjestelmälle asetetut vaatimukset. Asiakastietojärjestelmässä käytetään kryptattua koodia.

Asiakastietojärjestelmän tietoturvaseloste löytyy täältä: Tietosuojaseloste – Walmu Kokonaisvaltainen Asiakashallintajärjestelmä

3. Tietosuojaseloste – Goodwill myymälöiden kameravalvonta

Rekisterinpitäjä

Laptuote-Säätiö sr
Y-tunnus: 1092018–5
Postiosoite: Kivenkatu 2–4, 56300 LAPPEENRANTA
Puhelin: 040 759 3946
Tietosuojayhteyshenkilön sähköpostiosoite: milja.littow@laptuote.fi

Henkilötietojen käsitteleminen

Käsittelemme videomateriaalia henkilöistä, jotka liikkuvat Goodwill toimipaikkojen sisätiloissa kameravalvotuilla alueilla. Kuva-aineiston yhteyteen tallentuu tapahtumapäivämäärä ja -kellonaika.

Kameravalvonnalla henkilötietojen kuvaaminen ja tallentaminen

Goodwill toimitiloihin on asennettu laitteita kameravalvonnan suorittamiseksi. Kameravalvonnan keinoin kuvataan ja tallennetaan kuva- ja henkilötietoa henkilöistä, jotka liikkuvat kameravalvonnan piiriin kuuluvalla alueella. Alueella tapahtuvasta kameravalvonnasta kerrotaan kylteillä.

Henkilötietojen keräämisen perusteet

Käsittelemme henkilötietoja Laptuote-Säätiö sr, Goodwill myymälöiden lakisääteisten velvoitteiden ja oikeuksien sekä pakottavien tarkoitusten täyttämiseksi yhtiön palveluksessa olevien työntekijöiden, yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden oikeussuojan ja turvallisuuden takaamiseksi, työnantajan, työntekijöiden ja asiakkaiden tietojen ja omaisuuden suojaamiseksi sekä rikosten ennalta estämiseksi ja selvittämiseksi. Käsittely perustuu mm. Liikenne- ja viestintäviraston määräykseen 54 B / 2014M.

Henkilötietoja käsitellään myös väärinkäyttötapausten selvittämiseksi, virhehälytysten selvittämiseksi sekä tiloissa liikkuvien henkilöiden yksilöimiseen ja tunnistamiseen. Tietoja voidaan käyttää apuna myös asennus- ja huoltotöissä. Voimme myös käsitellä anonymisoitua tai tilastollista tietoa, jota ei ole mahdollista yhdistää henkilöön.

Kameravalvonnasta tallennettujen tietojen luovuttaminen

Tietoja voidaan luovuttaa esimiehille, viranomaisille (esim. poliisi) lain sallimassa ja edellyttämässä laajuudessa.

Kameravalvonnan tietoturva

Kameravalvontajärjestelmät ovat suljetussa verkossa. Sovellukseen pääsy on rajattu käyttöoikeuksin.

4. Internet sivustoja koskeva tietosuoja ja yksityisyys

Kävijämäärän seuranta laptuote.fi sivustolla, AWStats avulla.

Käytämme evästeitä verkkosivustojen käytön helpottamiseksi ja tietoturvan takaamiseksi sekä tilastollisen tiedon tuottamiseen verkkosivustojen käytöstä mm. sivustojen sisällön kehittämiseksi. Evästeet ovat yleisesti sivustoilla käytössä olevia tiedostoja, jotka selain tallentaa koneen kiintolevylle. Evästeet kertovat esimerkiksi, onko käyttäjä vieraillut sivuillamme aiemmin, vai onko kyseessä uusi käyttäjä. Sivuston kävijöistä ei kerätä henkilötietoja, joista yksittäinen kävijä voitaisiin tunnistaa. Evästeet on mahdollista ottaa pois käytöstä. Poistaminen tapahtuu selaimen asetuksista. Jos toiminto kytketään pois, on hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia sivustojen sivujen asianmukaiselle toimimiselle.

5. Työsuhdetta koskevat asiakirjat

Palkkasuhteisten tietojen säilytys: Työsuhteessa olevien tiedot säilytetään lukitusti ja tietoturvallisesti Laptuote-säätiön hallinnon alaisuudessa 10-vuoden ajan. Ajantasaisen asiakirjalain ja kulloistenkin voimassa olevien säädösten mukaisesti.

Säätiön käytössä oleva laskutus- ja taloushallinnon järjestelmä on nimeltään PROCAUNTOR, jossa on tiedot taloushallintoon liittyen. Asiakashallinnossa työskentelevillä toimihenkilöillä on käyttöoikeudet ohjelmistoon, jossa on käytössä vahva tunnistautuminen. Em. käyttöoikeudet poikkeavat toisistaan työnkuvan edellyttämällä tavalla. Rekisterin käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Tietoturvataso täyttää yksityisen sosiaalihuollon tietojärjestelmälle asetetut vaatimukset.